Искусственный интеллект систем электронного документооборота в аэрокосмической отрасли

Язык труда и переводы:
УДК:
004.93
Дата публикации:
23 января 2022, 23:01
Категория:
Секция 08. Экономика космической деятельности
Авторы
Попкович Татьяна Георгиевна
МГТУ им. Н.Э. Баумана
Аннотация:
Выполнен анализ актуальных проблем развития аэрокосмической отрасли Российской Федерации. Проведен анализ целесообразности внедрения модуля искусственного интеллекта систем электронного документооборота на предприятиях отрасли. Предложены решения по использованию технологии, распознавания документов для исключения ручного труда и сокращения трудозатрат, повышения эффективности производства для создания инновационной продукции с высокой добавленной стоимостью.
Ключевые слова:
искусственный интеллект, система электронного документооборота, конкурентоспособность продукции, качество, информационные технологии, технология распознования
Основной текст труда

Сегодня  перед  предприятиями  космической отрасли РФ стоят сложные задачи по формированию и реализации инновационных проектов в соответствующих сегментах отрасли и созданию конкурентоспособной продукции, как на  российском, так и на  мировом рынках.

Предприятия аэрокосмической (АЭК) отрасли реализуют сложный производственный процесс изготовления наукоемкой продукции: от проектирования продукции, закупок сырье, материалов, полуфабрикатов до продажи готовой продукции, удовлетворяющей потребности общества, постпродажного и сервисного обслуживания готовой продукции. Главной задачей современной АЭК-отрасли  является непрерывное создание инновационной продукции с высокой добавленной стоимостью. Предприятия отрасли  постоянно стремятся внедрять инновационные технологии (ИТ), совершенствовать методы, направленные на улучшения организации производства. Внедрение ИТ создают возможность  повысить эффективность деятельности предприятия.

С точки зрения внедрения ИТ, предприятия  АЭК-отрасли,  относятся к наиболее консервативной отрасли. Это обусловлено её спецификой и повышенными требованиями к защите данных и безопасности информации. Исторически, предприятия отрасли  находятся на разных стадиях технологического развития, поэтому и уровень зрелости в отношении проектов цифровизации также заметно отличается в зависимости от конкретной компании и региона. 

В последнее время цифровизация и адаптация технологий «Индустрии 4.0» уже стали приоритетами для многих предприятий АЭК-отрасли. Наиболее продвинутыми в плане технологий были предприятия, работающие на экспорт: помимо качества, надежности, конкурентоспособности продукции, для многих зарубежных заказчиков обязательными являются предоставление данных по продуктам в цифровых форматах, возможность оперативного сервисного и постпродажного  обслуживания продукции.

Цифровизацию предприятия невозможно представить без электронного документооборота и использования систем электронного документооборота (СЭД).

Сегодня СЭД позволяет повысить качество и оперативность управленческой деятельности, улучшить операционную эффективность, усилить контроль, повысить уровень исполнительской дисциплины, автоматизировать работы с документами за счет согласования маршрутов и ролевой модели, сокращать операционные затраты на делопроизводство, повышать уровень защиты сведений, составляющих коммерческую тайну и повышать надежность документационных ресурсов. Внедрение веб-клиента позволяет автоматизировать документооборот в удаленных структурных подразделениях предприятия и обеспечивать постоянную обратную связь с их пользователями.

Применение ИИ в сферах электронного документооборота и управления контентом организации, где преобладают типовые операции, практически безгранично и зависит от поставленной задачи и инвестиций организации. Среди возможностей, предоставляемых скусственным интеллектом (ИИ), наиболее эффективной является интеграция СЭД с другими информационными системами, в том числе с обеспечением сквозного поиска нужной информации.

Сегодня основными  направлениями развития СЭД являются переход от внутренних процессов организации к безбумажным операциям внешнего взаимодействия, более тесной интеграция (возможно и конвергенции) с операторами электронного документооборота, возможность использования его интерфейса для организации непосредственного взаимодействия с контрагентами. Продолжается  использование и совершенствование модулей  ИИ СЭД, интеллектуализация  его сервисов  для исключения ручного труда и сокращения трудозатрат.

За последние 15–20 лет СЭД совершила эволюционные шаги. Сначала от классических задач по автоматизации канцелярии к организации хранения документов с помощью систем ECM-класса. Затем к автоматизации бизнес-процессов с помощью систем BPM-класса. Главные новации в области систем документооборота — использование средств ИИ, программных роботов и кросс-платформенность. Новая ступень развития — платформы CSP, которые объединяют все предыдущие достижения, но позволяют оставаться гибкими и независимыми от меняющихся условий бизнеса, благодаря инструментам Low-Code (настройка системы без программирования) [1].

По данным сайта Tadviser, в последнее время, в АЭК отрасли, внедряют такие ИТ, как  BPM, HRM,  SaaS, как услуга, OCR, RPA  и т. д. [2].

Сегодня крупными предприятия отрасли решают задачи, касающиеся обработки и передачи данных на разных территориально-распределённых точках, создания в гибкой настройки маршрутов согласования документов, объединения всей информации в разных филиалах и подразделениях компаний в единое информационное пространство с единой базой документов. Использование модулей  ИИ  СЭД позволяет решить  поставленные задачи и в дальнейшем самостоятельно создавать официальные документы и конструировать бизнес-процессы предприятия.

Все больше ИИ применяется в распознавании, классификации и отправке документов по маршрутам, поиске и обработке контента. Модуль ИИ СЭД  может определять, например, тип договора и автоматически отправлять его на согласование.

В последнее время одной из  внедряемых технологией на предприятиях АЭК отрасли  является  технология  ИИ СЭД оптического поточного распознавания текста (OCR) и дальнейшей обработки документов.

Ежедневно в офисы компаний поступает большой поток бумажных документов, таких как  бухгалтерские, финансовые, юридические, архивные, договорные и пр. С помощью технологии OCR, можно оцифровывать текстовую информацию, массово создаются скан-образы, перепроверять  данные и автоматически передать в СЭД, которые могут присоединить к карточке документа его отсканированное изображение. Поиск документа в системе ведётся только по его регистрационным данным, а не по содержимому документа. Цифровое отсканированное изображение документа не даёт пользователю возможности редактировать текст.

Благодаря использованию технологий распознавания на этапе ввода документов, пользователи СЭД имеют возможность сразу переводить документы в привычные электронные форматы, такие как Microsoft Word, HTML, PDF. При потоковом сканировании документов в СЭД, технологии распознавания, позволяют идентифицировать заранее нанесенные на бумажные документы штрих-коды и на основании полученной информации автоматически прикреплять опознанные файлы к карточкам соответствующих документов. Таким образом, происходит оптимизация не только ввода новых документов, но и всей работы с документами в системе электронного оборота [3].

«Мгновенный» ввод документов в систему в редактируемом формате, гарантирует пользователям системы снижение трудозатрат и повышение качества, скорости и удобства дальнейшей работы с документами. Сегодня распознавание документов средствами СЭД востребовано, на предприятиях АЭК отрасли  и вносит неоценимый вклад в организацию ввода документов и повышает эффективность рабочего процесса  компании в целом.

Внедрение ИИ — это всегда высоко рисковые инвестиции для компаний. Поставщика ИИ-решений надо выбирать не по маркетинговым исследованиям на рынке, а по тому, как долго поставщик работает  на данном сегменте и какие у него есть реализованные кейсы. Время от появления потребностей до момента внедрения проекта  занимает минимум  год. За это время может измениться многое, поэтому и высоки риски. Эксперты отмечают, что одним из вариантов снижения рисков является внедрение пилотных проектов, которые обычно сосредоточены на проверке интеллектуальных инструментов, а не на бизнес-процессах заказчика или интеграциях между системами. Например,  в компании ОДК-Авиадвигатель в 2019 г., компания Directum внедрили  пилотный проект по автоматическому распознавания реквизитов входящих документов, их классификации и создании регистрационно-контрольных карточек.

Программа сама определяет вид документа, журнал регистрации и ответственного сотрудника. Делопроизводителю остаётся только проверить корректность автоматически заполненных данных. Так, в результате  эксперимента система СЭД правильно определяла вид входящего письма в 90 % случаев, адресата — 92 %,  хуже определялся номер документа до 68 %. Конечно система требует дальнейшей доработки, но в компании планировали и дальше развивать использование ИИ, доверив ему формирование проектов резолюций по входящим документам, экспертизу договоров и создание поручений из текста вводимых в него приказов, протоколов и планов.

Сотрудники компании опробовали возможности использования и апробирования системы и оценили ее функциональность. Участники апробирования отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации на 20 %.

Успешность проекта  зависит от учета множества факторов, разработанных мероприятий, аудита всех документов и процедур, используемых в организации, детальной  их классификации с описанием набора реквизитов и процедур обработки каждого вида документа.

Использование ИИ СЭД приведет к повышению качества управляемости предприятием в целом  и получению экономического эффекта от снижения трудоемкости работ.

Литература
  1. Перспективы использования технологий искусственного интеллекта в системах автоматизации документооборота. URL: https://docsvision.com/info-centr/smi-o-docsvision/perspektivy-ispolzovaniya-tehnologiy-iskusstvennogo-intellekta-v-sistemah-avtomatizatsii-dokumentooborota.html (дата обращения 08.12.2021).
  2. Информационные технологии в Роскосмосе // Деловой интернет-портал TADVISER. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Информационные_технологии_в_Роскосмоcе (дата обращения 09.12.2021).
  3. Системы искусственного интеллекта — их развитие и области применения. URL: https://www.directum.ru/blog-post/1927 (дата обращения 10.12.2021).
  4. Искусственный интеллект в ECM: реалии и перспективы. URL: https://ecm-journal.ru/post/Iskusstvennyjj-intellekt-v-ECM-realii-i-perspektivy.aspx (дата обращения 12.12.2021).
Ваш браузер устарел и не обеспечивает полноценную и безопасную работу с сайтом.
Установите актуальную версию вашего браузера или одну из современных альтернатив.